การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรร ระบบที่ต้องการพัฒนา

1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้ดังนี้

               1.ระบบการจัดการพัสดุ

               2.ระบบจัดซื้อ

               3.ระบบการขาย

ทางบริษัทได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของบริษัททั้งสิ้น 400,000  บาท

ตารางแสดงโครงการที่ต้องการพัฒนา

ระบบที่ต้องการพัฒนา	เกี่ยวข้องกับแผนก	งบประมาณที่ใช้
ระบบการจัดการพัสดุ	คลังเก็บพัสดุ	180,000
ระบบจัดซื้อ	จัดซื้อ บันชี การขาย	150,000
ระบบการขาย	การขาย การตลาด ประชาสัมพันธ์	70,000

2.จำแนกและจัดกลุ่มระบบ

ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้

1.ระบบการจัดการพัสดุ
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบการจัดการพัสดุให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิมใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการทำงานและต่อการพัฒนาต่อได้ซึ้งปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบเก่าคือการแจ้งยอดของสินค้าหรือพัสดุที่มีไม่ตรงตามยอดของระบบงานด้านอื่นๆแจ้งเข้ามาทำให้เกิดความผิดพลาดและขัดข้องต่อระบบอื่นและระบบตนเองจะส่งผลต่อผู้ใช้ระบบโดยตรง

2.ระบบการจัดซื้อ
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของสินค้า ประเภทสินค้าสินค้าที่ค้างสต๊อก สะดวกต่อความว่องไวในการตรวจเช็คสินค้าและสะดวกต่อการค้นหาและทำให้เรารู้ว่าสินค้าของในสต๊อกมีมากน้อยเพียงใด เพียงพอต่อการออกจำหน่ายหรือออกโฆษณา

3.ระบบการขาย
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบส่งเสริมการขายให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากจากเดิมให้มีการโฆษณาสินค้า เชิญชวนลูกค้าให้เพิ่มมากขึ้น

จากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ

                1.จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
                2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
                3.ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

      ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ทีมงานซอฟต์แวร์	เปรียบเทียบการให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม 10 )
	จัดซื้อซอฟต์แวร์ A	จัดซื้อซอฟต์แวร์ B
หัวหน้าทีมงานผู้บริหาร	3	3
ทีมงานผู้บริหาร 1	4	2
ทีมงานผู้บริหาร 2	2	2
รวม	9	7
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์	90	70
เกณฑ์ที่ได้	ดีมาก	ดี

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1 

         ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

        ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

              น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

              น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

              น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

              น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง 

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ทีมงานซอฟต์แวร์	เปรียบเทียบการให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม 10 )
	จัดซื้อซอฟต์แวร์ A	จัดซื้อซอฟต์แวร์ B
หัวหน้าทีมงานผู้บริหาร	3	2
ทีมงานผู้บริหาร 1	3	2
ทีมงานผู้บริหาร 2	2	2
รวม	8	6
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์	80	60
เกณฑ์ที่ได้	ดี	พอใช้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2 
        ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3 

          ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ 

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3 

          ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 1  เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 70,000 บาท ( ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร 

          ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุดนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ 

เป้าหมาย

นำระบบการขายและการจองสินค้ามาใช้งานในบริษัทเพื่อการตอบสนองความต้องการของลูกค้า และความสะดวกสบายให้แก่ลูกค้า เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและสร้างความวางไว้วางใจต่อลูกค้า
วัตถุประสงค์

เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและบริษัทรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการ และรวดเร็ว

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้

1.ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่าง ๆ อย่างชัดเจนคบถ้วน มีความสะดวกต่อการค้นหา

2. เป็นระบบที่ใช้ง่าย สะดวกและไม่ยุ่งยากจนเกินไป

3.ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

4. มีความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้

5.ระบบจะต้องทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

ปัญหาของระบบเดิม 

1.การค้นเอกสารอาจจะยาก เพราะเอกสารมีมาก

2.ข้อมูลอาจซับซ้อน จึงทำให้อาจจะเกิดความสับสนว่า ยอดการจำหน่ายในแต่ละวันถูกต้องตามการจำหน่ายจริงหรือไม่

3.เอกสารที่มีจำนวนมาก ทำให้ยากต่อการจัดเก็บ

            4.ตรวจสอบการขาย หรือย้อนหลังได้ลำบาก

ความต้องการของระบบใหม่ 

1.มีการจัดระบบให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อง่ายต่อการค้นหา

2.จัดเก็บข้อมูลที่สำคัญ ไม่ต้องเก็บข้อมูลขยะ

3.การสั่งจอง-สั่งซื้อ ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

4.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของระบบ

แนวทางในการพัฒนา
          ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบจดซื้อเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้
            1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
            2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
            3. การวิเคราะห์ระบบ
            4. การออกแบบเชิงตรรกะ
            5. การออกแบบเชิงกายภาพ
            6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
            7.การซ่อมบำรุง

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
            เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกว่าระบบเดิม ในเรื่องการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูล หรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด และความรวดเร็วในการทำงานของบริษัท
ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือ ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
            1.ระบบการจัดการพัสดุ

            2.ระบบจัดซื้อ

            3.ระบบการขาย

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
            เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงานซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
            1.วางแผนการทำงานของระบบใหม่

            2.กำหนดวัตถุประสงค์ในการนำระบบใหม่มาใช้

            3.เริ่มต้นทำโครงการ ศึกษาระบบการทำงานของระบบเดิมดูก่อน เพื่อดูขั้นตอนการทำงาน หรือหาข้อผิดพลาดของระบบ

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์
            1.ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรบ้าง และเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบจัดซื้อ
            2.การรวบรวมความต้องการเปลี่ยนแปลงของระบบใหม่ จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานผู้ใช้ระบบ
            3.จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก้สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4 การออกแบบเชิงตรรกะ

เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนที่  5 การออกแบบเชิงกายภาพ

ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
            1. เขียนโปรแกรม            
            2. ทดสอบโปรแกรม            
            3. ติดตั้งระบบ            
            4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบจัดซื้อ มีดังต่อไปนี้

1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

3.ประมาณการใช้งบประมาณ

4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

            ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ 

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
           1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง           
           2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25  เครื่อง           
           3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง
           4. อุปกรณ์ต่อพวง 5 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                           200,000 บาท

2.พนักงาน

ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                          2,500 บาท

ระบบ                                                                                             2,000 บาท

3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                        70,000  บาท

อื่นๆ                                                                                               22,000 บาท

4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

ค่าบำรุงระบบ                                                                                50,000  บาท

จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                  5,000 บาท
รวม                                                                                               351,500 บาท
รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

             จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบ และได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงาน จะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค 
            ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Softwareของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

- Microsoft Excel

- Microsoft Word

- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน 
            ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา 
            ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 5 เดือน ตั้งแต่เดือนมกราคม ถึง เดือน พฤษภาคม 2558 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดความต้องการของระบบ

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

ออกแบบสอบถาม

บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ ผู้จัดการแผนกจัดซื้อ ,ผู้จัดการแผนกบุคคล ,ผู้จัดการแผนกการขาย ,ผู้จัดการแผนกประชาสัมพันธ์ ,ผู้จัดการแผนกตลาด ,ผู้จัดการแผนกบัญชี และ ผู้จัดการแผนกซ่อมแซมในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 7  แผนกนี้ เนื่องจาก 7 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบคลังสินค้าอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

2. ข้อมูลความต้องการในระบบใหม่

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม 

ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN และ Wi-Fi ประกอบด้วย

1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008

1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 25 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 (จำนวน 20 เครื่อง) Windows XP (จำนวน 5 เครื่อง) และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2010 และซอฟแวร์สำเร็จรูป

- แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Acc Starและใช้Microsoft Excel 2010 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

- แผนกฝ่ายบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

- แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2010 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

- แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2010 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

- แผนกคลังสินค้าใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า

- แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2010ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง และจัดลำดับการเข้าบริการ ซ่อมบำรุง

1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2  เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 1 เครื่อง เครื่องถ่ายเอกสาร 2 เครื่อง

1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 5 ชุด

2. ความต้องการของระบบใหม่

1. สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำพร้อมทั้งต้องบอกรายละเอียดของผู้สั่งสินค้า ผู้เบิกสินค้า

2. สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและน่าเชื่อถือมากที่สุด

3.ระบบสามารถประเมินยอดของสินค้าได้ว่าต้องสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเท่าใด มีอะไรบ้าง โดยดูจากจำนวนสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า 

4. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้

1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องและรวดเร็ว

2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ เช็คบิลสินค้า และการเบิกจ่ายได้ถูกต้องแม่นยำ

3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

4. ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซับซ้อน

5. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานแต่ละแผนก

6. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้ทั้งหมด

7. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้

1.ระบบการจัดการพัสดุ
      เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการเก็บอุปกรณ์มือถือรวมถึงพัสดุต่างที่เกี่ยวข้องของบริษัททั้งหมด รวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลการเบิกของออกหรือรับของเข้ามายังคลังพัสดุทั้งหมด ระบบจะช่วยไม่ให้การทำงานซับซ้อน ช่วยควบคุมยอดการเก็บของพัสดุ - ยอดรายจ่ายออกของพัสดุของบริษัท  ค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแน่นอน อีกทั้งระบบมีการจัดระเบียบของข้อมูล

2.ระบบจัดซื้อ
      เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อสินค้าในบริษัท เพื่อให้ย่นเวลาการทำงาน พร้อมทั้งสามารถเช็คดูข้อมูลการส่งซื้อสินค้าย้อนหลัง พร้อมทั้งสามารถพิมพ์ใบเสร็จ การสั่งซื้อสินค้าได้
3.ระบบการขาย
      เป็นระบบที่ค่อยเอื้ออำนวยให้แก่ผู้ซื้อสินค้าและบริการ สามารถตรวจสอบสิทธิต่าง ๆ ของบริษัทรวมทั้งสามารถจองสินค้าได้ด้วย และมีโปรโมชั่นต่าง ๆ ตลอดจนเป็นระบบช่วยเหลืออำนวยความสะดวกในการติดต่อ

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ขั้นตอนที่ 4 แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

      ทางกลุ่มงานได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาจากการทำงานของจัดตัวแทนจัดจำหน่ายโทรศัพท์มือถือเคลื่อนที่ทุกยี่ห้อ ทุกรุ่น อุปกรณ์ชาร์จแบตมือถือ  ชุดหูฟังและ แบตเตอรี่ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

แผนภาพบริบท (Context Diagram)

อธิบาย Context Diagram

ลูกค้า 

-     ลูกค้าสามารถสั่งซื้อ,สั่งจองสินค้าโดยผ่านในระบบ

-     ระบบจะมีขั้นตอนที่ใช้ในการคำนวณยอดชำระสินค้าต่างๆ ของลูกค้า และระบบจะออกใบเสร็จ

จัดซื้อ 

-     แผนกจัดซื้อจะส่งรายการสินค้าที่สั่ง ,การจัดสั่งจอง,สินค้าที่ได้รับส่งไปให้ระบบ แล้วระบบจะส่งใบสั่งซื้อ และข้อมูลของรายการสินค้ากลับมา

-     แผนกจัดซื้อจะกำหนดราคาของโทรศัพท์ ส่งมาให้ระบบ เพื่อทำการจัดซื้อต่อไป

การขาย 

-     แผนกขายจะทำการส่งสินค้าที่จำหน่ายได้ ไปยังระบบแล้วออกรายงานรายละเอียดที่ได้จำหน่ายไป

-     แผนกขายจะส่งสินค้าที่จองให้ระบบ ระบบจะส่งรายงาน ,โปรโมชั่นเพื่อทำการจำหน่ายออกไป

การตลาด 

            -     จะส่งข้อมูลโปรโมชั่นและโฆษณาของสินค้าให้ระบบ และระบบจะแจ้งรายละเอียดต่างๆ ที่จะทำการโฆษณา และสินค้าที่มีโปรโมชั่นไปให้การตลาด

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ (Graphic User Interface)

     ในส่วนของขั้นตอนนี้เป็นการออกแบบส่วนที่ติดต่อกับผู้ใช้ (Graphic User Interface) เป็นการออกแบบหน้าจอโปรแกรม เพื่อผู้ใช้งานได้ตอบโต้กับผู้ใช้ได้ตามวัตถุประสงค์ในปัจจุบันนิยมการออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้แบบ Graphic

Login เข้าสู่ระบบ

เลือกเข้าระบบต่างๆ

หน้าต่างแสดงการเลือกสั่งซื้อ และการจองสินค้า

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ                                                                                                                                       ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

แนะนำ โปรแกรมระบบจัดซื้อ โปรแกรมระบบจัดซื้อเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ระบบ ได้แก่

1.1 ระบบขาย เป็นระบบที่มีหน้าที่ในการขายสินค้า แจ้งยอดขายสินค้า นำเสนอสินค้า บอกรายละเอียดของสินค้าต่างๆ ออกใบเสร็จรับเงิน ใบรายการสินค้า เป็นต้น

1.2 ระบบจัดซื้อ เป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่องต่างๆ เพื่อนำไปใช้ในระบบอื่นๆ เช่น การตรวจสินค้าที่บริษัทสั่งซื้อนั้น ถูกต้องหรือไม่ ข้อมูลการซื้อ-ขายของแต่ละเดือน

1.3 ระบบซ่อมบำรุง เป็นระบบที่จัดการบริการซ่อมบำรุงให้กับลูกค้า ระบบนี้จะทำการ เบิกจ่ายสิ้นค้าในคลัง รายงานการซ่อม และ แสดงค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง และออกบิลค่าซ่อมให้กับลูกค้า                                                                                                                                         ---------------------------------------------------------------------